Ambtenaar staat nog centraal

35664_ambteleuk

Uiterlijk in 2017 kunnen we alle zaken met de overheid digitaal afhandelen. Op ieder gewenst tijdstip kunnen we dan vanaf de bank een vergunning aanvragen of vanuit het ziekenhuis via een app geboorteaangifte doen. Het maakt niet meer uit bij welke overheidsorganisatie je aanklopt, want de overheid belooft integrale dienstverlening. Dat is de ambitie van het programma Digitaal 2017. 66 procent van de ‘volumediensten’ is inmiddels digitaal. Minister Ronald Plasterk toonde zich ‘als minister verantwoordelijk voor de digitale overheid’ tijdens het overheidscongres tevreden over de geboekte voortgang. Dat is mooi, maar belangrijker is dat de overheidsklanten ook tevreden zijn.

Tijdens hetzelfde congres citeerde een bankier uit een brief die hij had ontvangen van de Belastingdienst. De brief was een antwoord op een verzoek voor kinderopvangtoeslag die hij vijf maanden eerder had gestuurd. ‘Geachte heer/mevrouw’ is de aanhef van de ambtelijke brief. Belastingdienst/Toeslagen deelt mee de aanvraag nog niet te kunnen afhandelen omdat gegevens ontbreken. Welke gegevens dit betreft wordt niet vermeld. De brief zegt meer over het proces dat de ambtenaar doorloopt dan over de situatie van de klant. Voor dienstverleners die de klant centraal willen zetten is dit een schoolvoorbeeld hoe het niet moet.

Overheidsorganisaties kunnen veel leren van digitalisering die zich in de bankensector voltrekt. Banken spelen in op de trend om via meerdere kanalen op consistente wijze te communiceren. Zij stellen de klantbeleving centraal. Mensen verwachten van de overheid een vergelijkbare dienstverlening. Net als bij de overheid hebben banken de uitdaging om de klantgegevens in verspreide IT-systemen te gebruiken in het contact met klanten. ‘De klant centraal’ gaat verder dan bestaande processen digitaliseren. Het gevaar is dat je historisch gegroeide manuele processen digitaliseert, terwijl je met digitalisering juist heel veel nieuwe mogelijkheden (zoals gepersonaliseerde dienstverlening) hebt.

De Belastingdienst doet nu de blauwe enveloppe in de ban. De ambtelijke brieven worden in de toekomst bezorgd in een digitale berichtenbox. Hierdoor wordt een overheidsbesparing op print- en portokosten gerealiseerd. Voor de briefontvangers biedt het weinig meerwaarde. Het is automatisering van de bestaande bureaucratie. Digicommissaris Bas Eenhoorn is kritisch over de digitale vernieuwing binnen de overheid. “We moeten ons meer afvragen waarom we het nog op de oude manier doen” zegt hij in het Financieele Dagblad. De berichtenbox noemt hij als voorbeeld van wat er bij de digitale vernieuwing van de overheid niet goed gaat: “Steeds meer zien we dat de berichtenbox niet voldoet. Burgers kunnen niet terugmailen, mobiel gebruik is beperkt en er moet steeds opnieuw worden ingelogd met DigiD.”

De overheid beschikt over een grote hoeveelheid persoonlijke data. Met de vooringevulde aangifte laat de Belastingdienst zien dat ontsluiting van persoonlijke data veel gemak kan bieden aan belastingbetalers. Door digitalisering kan deze lijn worden doorgetrokken, waardoor de overheid contextueel met overheidsklanten gaat communiceren. Daardoor kan de overheid onpersoonlijke communicatie ombuigen in communicatie die persoonlijk, relevant en waardevol is. Overheidsorganisaties zullen het daarmee voor overheidsklanten niet alleen makkelijker maken, maar bovenal ook nog eens veel leuker.

0 Reacties Een reactie plaatsen

Succesvolle mislukkingen

Kort geleden zag ik de film over de Apollo 13-maanmissie in het vliegtuig op weg naar Amerika. ‘Houston, we’ve got a problem’ meldde piloot John Swigert nadat een zuurstoftank was ontploft. Kort daarop hielden ook de andere tanks er mee op. We kennen de afloop van de missie. Maar het blijft spannend om te zien hoe de bemanning weer veilig op aarde kon terugkeren. Uiteindelijk overheerste blijdschap en trots. Het gaat de Amerikaanse geschiedenis in als ‘most succesful failure’.

Die kwalificatie bracht mij er toe te bedenken welke succesvolle mislukkingen wij in Nederland hebben beleefd. Als ik Google mag geloven dan gaan alle mislukkingen in ons land over ICT-projecten. ‘Overheid verspilt jaarlijks 1 tot 5 miljard door ICT-projecten’ en ‘Kans op mislukken IT-projecten bij overheid nog steeds groot’ staan bovenaan in de lijst. Het is veel moeilijker terug te vinden welke problematische projecten uiteindelijk wel succes hebben gebracht. In welke projecten hebben we een cisissituatie weten om te buigen in een positieve afloop? Daarbij denk ik in eerste instantie aan de DigiNotar hack.

DigiNotar was een internetbeveiligingsbedrijf dat het exclusieve recht van de overheid had gekregen als Trust leverancier. In juni 2011 braken Iraanse hackers in bij het bedrijf, dat de hack pas in juli ontdekte en verzweeg. Pas nadat in een blog melding was gemaakt van de inbraak volgde op 30 augustus een bevestiging van DigiNotar over de hack. Overheidsbeheerder Logius verstuurde daarna, afgaand op een verklaring van DigiNotar, het geruststellend bericht dat de certificaten van de overheid wel veilig waren. Extern onderzoek wees kort daarop uit dat dit niet het geval was. In de vroege ochtend van 2 september zegde de overheid het vertrouwen in DigiNotar op. Door adequaat op te treden heeft de overheid de crisis snel bezworen en werd de infrastructuur binnen twee weken hersteld.

Een mislukking was ook de aanbesteding van het shared service center voor personeelsdiensten P-direkt. Anderhalf jaar na de gunning constateerden zowel IBM als het ministerie van BZK dat de aanbesteding onvoldoende basis vormde voor een succesvolle totstandkoming van P-direkt. In oktober 2005 werd het contract ontbonden. Na de doorstart van het project werd afgestapt van een Big Bang-benadering en meer tijd genomen voor de implementatie. De afnemers van P-direkt werden intensief betrokken bij de voorbereiding, processen werden gestandaardiseerd en de opbouw van P-direkt werd stapsgewijs gerealiseerd. Dit was mogelijk dankzij overtuigend leiderschap en een heldere en integrale besturing van het veranderproces. De investeringen die zijn gedaan met de totstandkoming van P-direkt zijn inmiddels ruimschoots terugverdiend.

In de nacht van 17 op 18 juli 2012 ramden twee personenauto’s de ingangen van het gemeentehuis in Waalre. Het pand ging daarna in vlammen op. De gemeente stond voor de taak de dienstverlening te herstellen. De gemeentelijke ICT moest vanaf de grond opnieuw worden opgebouwd. Internet en telefonie moesten snel worden hersteld. Binnen 48 uur werd een noodloket Burgerzaken ingericht en konden medewerkers van de gemeente met nieuwe laptops aan de slag op een nieuwe tijdelijke locatie. In opdracht van de VIAG schreef journaliste Marieke Vos het verhaal van ICT-coördinator Sylvia Mollen en haar team in de dagen en maanden na de brand in de vorm van een ICT-thriller. De bijlage bevat checklists die gemeenten kunnen gebruiken om te zien of zij voldoende zijn voorbereid op een verwoestende calamiteit zoals in Waalre.

In Amerika kon het publiek de problemen met Apollo 13 via de televisie op de voet volgen. De succesvolle terugkeer van de bemanning werd collectief gevierd. In ons land proberen we de problemen zo lang mogelijk toe te dekken. En als de problemen achter de rug zijn, dan herinneren wij ons alleen nog de mislukking zelf. Zo werd P-direkt tot voor kort in de pers nog afgeschilderd als een groot debacle. Onze overheid beschikt over een krachtig herstelvermogen. Met iets meer openheid en transparantie bij de overheid kan ook de buitenwacht daarvan getuige zijn.

0 Reacties Een reactie plaatsen

Overheidsproject is als een mammoettanker

Knock Nevis - World's Biggest Super Tanker (7)

NRC Handelsblad schreef (28/11) over de problemen met UWV-website werk.nl. Uit onderzoek van de krant blijkt dat de website voor uitkeringen nog steeds heel kwetsbaar is. Als een onwillige hostingleverancier de veroorzaker is van de problemen dan is de oplossing simpel: vervang die leverancier. De situatie is helaas veel complexer. De problemen zijn, zoals bij vrijwel alle ICT-ontwikkelingen die vast lopen, terug te voeren op een ondeugdelijke voorbereiding.

Het kabinet voerde in 2011 een forse bezuinig door op de uitvoering van de sociale zekerheid. Het uitvoeringsbudget van UWV werd met 450 miljoen euro verminderd voor de periode 2012-2015. Daardoor moest de organisatie van UWV grondig op de schop en de dienstverlening aan werkzoekenden worden herzien. Het aantal vestigingen van UWV Werkbedrijf werd fors teruggebracht. Duizenden arbeidsplaatsen bij UWV kwamen te vervallen. Werkzoekenden zouden voortaan te maken krijgen met een digitaal portaal in plaats van persoonlijk contact. UWV moest onder tijdsdruk reorganiseren, de dienstverlening aanpassen en nieuwe ICT-systemen ontwikkelen. De organisatie werd geconfronteerd met een onmogelijke opdracht en een onrealistische deadlines.

Het was de bedoeling om met toepassing van ICT de overheidsadministratie te moderniseren en zo betere dienstverlening te kunnen bieden. Daar kwam uiteindelijk weinig van terecht. De dienstverlening werd niet ontwikkeld vanuit het perspectief van werkzoekenden, maar dat van UWV zelf in relatie tot de plichten die een WW ’er heeft om de uitkering te kunnen behouden. De ontwikkeling van een website waarin werkzoekenden vacatures moeten zoeken, solliciteren en een uitkering aanvragen bleek complexer dan verwacht. Onder hoge tijdsdruk werd de website door een groot aantal externe consultants ontwikkeld. In het systeemontwikkelingsproject werd noodgedwongen op tijd gestuurd. Daardoor was er onvoldoende sturing op kwaliteit. Terwijl nog volop werd doorontwikkeld moest de hostingleverancier de website met dagelijks 180.000 gebruikers in de lucht houden.

Werkzoekenden wordt nu een slecht werkende website opgedrongen. Zij zijn verplicht op een omslachtige wijze hun CV in te vullen om vervolgens onbruikbare vacatures voorgeschoteld te krijgen. Sinds 2013 wordt de website geplaagd door storingen. Minister Asscher beloofde deze in 2015 te hebben opgelost, maar het einde van de problemen is nog niet in zicht. Als werkzoekenden blijven klagen en de problemen aanhouden dan wordt het tijd voor een herbezinning op dienstverlening en techniek. Op basis daarvan kun je besluiten bij te sturen of desnoods te stoppen en opnieuw te beginnen. Als de voorbereiding ondeugdelijk is geweest dan is stoppen meestal onvermijdelijk. Maar stoppen betekent gezichtsverlies en dat moet koste wat kost worden voorkomen.

Bij overheidsprojecten gaat het vaak mis bij de overdracht van beleid naar uitvoering en van uitvoering naar het publiek. Deze problemen kunnen worden voorkomen door de disciplines in een vroegtijdig stadium bij elkaar te brengen. Maar bovenal zal de wendbaarheid van de overheid vergroot moet worden. Een overheidsproject is als een mammoettanker op de automatische piloot. Als de veilige haven niet bestaat, dan eindigt de reis als de wal het schip keert.

0 Reacties Een reactie plaatsen

Openbare aanbesteding is perverse prikkel

vendor lockin

Als consument willen we keuzevrijheid. We blijven product en leverancier trouw zolang we tevreden zijn. Die loyaliteit stopt als onze verwachtingen niet meer worden waargemaakt of als er betere alternatieven op de markt komen. Dan hebben we er weinig moeite mee over te stappen naar een andere leverancier. Dat zou de overheid bij falende ICT ook kunnen doen. Het tegenovergestelde lijkt nu het geval.

Het begint al bij de aanschaf van ICT door de overheid. Dat verloopt via een onnatuurlijk bureaucratisch proces. Persoonlijk contact tussen leveranciers en overheid is uitgesloten. Voorwaarden en een programma van eisen worden via internet gepubliceerd. De klantvraag is vaak onduidelijk en sluit onvoldoende aan bij het standaard aanbod in de markt. Inschrijvers moeten dan zelf de vraag achter de vraag proberen te interpreteren en deze vertalen in een aanbod. In de aanbieding moeten inschrijvers vervolgens alle voorwaarden accepteren om niet te worden uitgesloten. Een rekenkundig model bepaalt de score van iedere geldige aanbieding. Daarna valt de keuze niet primair op het beste product, maar op de leverancier met de hoogst scorende offerte.

In de competitieve ICT-markt moeten aanbieders op het randje lopen om de hoogste score te halen. De lacunes in het bestek worden dan benut in het voordeel van de aanbieder. Aan de hand van een rekenkundig model en analyse van de concurrentie wordt slim geschoven met kosten, scope en risico’s om de score te maximaliseren. De interpretatie van de vraag wordt vervolgens vervat in randvoorwaarden in de aanbieding. De kunst is dit op zodanige wijze te verpakken dat de aanbieding niet wordt uitgesloten. Is de opdracht eenmaal gegund, dan kan de relatie niet makkelijk worden verbroken als de verwachtingen niet kunnen worden waargemaakt. De leverancier kan ook wijzen op de lacunes in de uitvraag en de randvoorwaarden in de offerte. ‘U wilde een auto met een stuur, maar waar staat dat de auto inclusief motor geleverd moet worden?’ Voor het oplossen van dergelijke problemen moet de overheid dan meestal met extra budget bij dezelfde leverancier aankloppen. Het resultaat is dan uiteindelijk een lagere kwaliteit en een hogere prijs.

Aanbieders moeten bij openbare aanbestedingen op het randje lopen, inkopers doen dat ook. Vaak staat de keuze vooraf al vast. Die moet alleen nog op een slimme wijze in de uitvraag worden vervat. Meer dan eens wordt de technologie in de uitvraag voorgeschreven. Een grote uitvoeringsorganisatie vermeldde recentelijk in een marktconsultatie: onze organisatie hanteert een ‘Microsoft tenzij’ beleid. ‘Betekent dit dat u Java gebaseerde oplossingen uitsluit?’ probeerde ik nog in de schriftelijke vragenronde. Java staat niet in lijn met het beleid van onze organisatie, was het antwoord. In plaats van een opgelegde leverancierskeuze zou deze organisatie, in lijn met het overheidsbeleid, natuurlijk beter de aandacht kunnen richten op een goede integratie op basis van open standaarden. Daardoor wordt ook de leveranciersafhankelijkheid verkleind. In een aanbesteding worden andere leveranciers dan ook niet bij voorbaat uitgesloten.

Een nieuwe aanbesteding volgt automatisch als de contractduur is afgelopen. Leveranciers die naar tevredenheid hebben geleverd worden niet beloond met een mogelijkheid tot verlenging, zoals wij met ons telecomabonnement kunnen doen. Leveranciers die hebben gefaald worden ook niet uitgesloten. Zij worden opnieuw toegelaten bij een nieuwe aanbesteding en maken daarin zelfs een goede kans omdat zij de klant goed hebben leren kennen en geen transitiekosten hebben. Niet de commerciële aanbieding, maar de geleverde prestaties zou de doorslag moeten geven bij de keuze of het afscheid van een leverancier. Het Deense model ‘fast to failure’, dat voorziet in sturing op kwaliteit en snel kunnen stoppen, laat zien hoe dit kan.

5 reacties Een reactie plaatsen

Oogkleppeninkoop

Voordat wij als consument een auto kopen laten wij ons uitgebreid informeren over wat er te koop is. Wij kijken op vergelijkingssites, informeren bij vrienden, maken een proefrit en laten ons door de verkoper verleiden tot de aankoop. Inkopers van de overheid doen precies het tegenovergestelde. Zij moeten rechtszaken koste wat kost voorkomen en sluiten zich daarom af voor kennis van de markt.

Het komt er op neer dat overheidsinkopers de behoeftes binnen de organisatie verzamelen en omzetten in een openbare aanbesteding. De uitvraag bevat daardoor een gedetailleerd en onsamenhangend bestek. Het gaat om moertjes en nippeltjes, een auto zonder stuur. Marktpartijen worden gedwongen maatwerk te offreren. Zo ging het mis bij de aanbesteding van de hogesnelheidstrein. De aanbesteding werd gekenmerkt door extreme en gedetailleerde eisen. Gerenommeerde leveranciers van hogesnelheidstreinen (Alston, Siemens en Bombardier) haakten af. Zij konden hun fabriek niet ombouwen voor een relatief kleine order uit Nederland. Twee bedrijven zonder ervaring met de productie van een hogesnelheidstrein waren wel bereid het risico te nemen. AnsaldoBreda had de laagste prijs en won de aanbesteding.

De overheid snijdt zichzelf in de vingers door zich af te zonderen van de markt. Doelstellingen worden niet gehaald en veel geld wordt nodeloos verspild. Dat lijkt ook het geval bij de aanschaf van reddingshelikopters door Rijkswaterstaat. Volgens NRC Handelsblad voldoen de helikopters niet aan de minimale eisen voor het uitvoeren van reddingsacties. De helikopters blijken namelijk niet te kunnen vliegen in alle weersomstandigheden. Twee van de drie helikopters hebben geen ingebouwde infraroodcamera. Ze beschikken niet over een stoelbrancard en één van de helikopters kan niet automatisch stilhangen. Het Belgische bedrijf NHV won de opdracht omdat het als enige bereid was een bod uit te brengen binnen het voorgeschreven budget van 42,5 miljoen euro.

De laatste jaren is het aantal geschillen en rechtszaken over aanbestedingsprocedures toegenomen. Openbare aanbestedingen worden in toenemende mate het domein van juristen. Marktpartijen vechten gunningsbesluiten aan en overheidsorganisaties proberen zich in te dekken tegen geschillen. Het gunningsbesluit wordt daarom de laatste tijd in toenemende mate door loting bepaald. Dat is volkomen legaal, want de wet schrijft niets over de methode van selecteren. Inschrijvers kunnen zich bij loting niet onderscheiden op kwaliteit. De overheid kan de uitkomst van de selectie niet beïnvloeden. Deze nadelen vallen blijkbaar weg tegen het voorkomen van een mogelijk geschil. Inschrijvers kunnen niet in beroep gaan tegen een lottomachine als de aanbestedende dienst de wijze van loten duidelijk in de aanbestedingsstukken heeft opgenomen. Het CIJB publiceerde een aanbesteding voor deurwaardersdiensten met als gunningscriterium laagste prijs met een voorgeschreven prijsbandbreedte. Omdat verwacht mag worden dat alle partijen zullen inschrijven met de minimumprijs achtte de rechter het aannemelijk dat op voorhand vaststaat dat geloot moet worden. De aanbestedingsprocedure moest daarom worden afgebroken.

Alleen een goed samenspel tussen de overheid en de markt kan een einde maken aan deze zinloze geldverspilling. De detailleringsdrang en juridificering moet worden teruggedrongen. Het vakmanschap moet weer centraal komen te staan. De markt moet zich uitsluitend kunnen richten op het doel, de ‘fit for purpose’. Een hogesnelheidstrein moet veilig passagiers kunnen vervoeren. Een reddingshelikopter moet reddingsacties uit kunnen voeren onder zware weersomstandigheden. De overheid kan zich beter verdiepen in wat er in de markt te koop is en daarbij de oogkleppen afzetten.

0 Reacties Een reactie plaatsen

Middeleeuwse Kliklijn

Bezoekers van het Palazzo Ducale in Venetië kunnen zich een beeld vormen van de bezorging van aanklachten van misstanden zoals belastingontduiking, omkoperij en verduistering van staatsgeld. Vlakbij de beroemde Brug der Zuchten is in de muur een bas-reliëf te bewonderen in de vorm van een leeuwenmuil met daaronder een tekst die vertaald luidt: “Geheime aanklachten tegen degenen, die diensten en plichten verheimelijken of in het geheim afspreken om hun ware gewin te verbergen”. In de zogenaamde ‘mond van de waarheid’ van de leeuwenmuil konden aanklachten anoniem worden gedeponeerd. Vanuit een geheime kamer achter de muur kon de magistraat de aanklachten via een kluis ophalen.

De laatste tien jaar heeft Nederland ook een concept om misdaden anoniem te melden, namelijk Meld Misdaad Anoniem (afgekort tot M). Burgers kunnen anoniem bellen naar de meldlijn om wetsovertredingen te melden. M is een zelfstandige stichting die de anonimiteit van de tipgever garandeert. Justitie, politie en opsporingsdiensten kunnen de anonieme tips gebruiken bij opsporingsonderzoeken. Op de website meldt M een toename van meldingen van brandstichting en mensenhandel. In de eerste helft van dit jaar stuurde de stichting 8.330 meldingen naar politie en opsporingsinstanties, met 842 aanhoudingen tot gevolg.

Onze nationale meldlijn is niet geheel onomstreden. Zo zijn de telefoongesprekken naar M niet wettelijk beschermd. Politie en opsporingsdiensten kunnen gesprekken met toestemming van het Openbaar Ministerie aftappen. Justitie in Rotterdam bracht een vrouw in gevaar door een van haar afgetapt telefoontje over een dodelijke steekpartij openbaar te maken en de gegevens op te nemen in het dossier van de verdachten. Een groot bezwaar vormen de valse anonieme tips. Criminelen slaan veelvuldig vals alarm om hun concurrenten erin te luizen. Ybo Buruma uitte in het openbaar zijn kritiek op de onterechte bescherming van valse tipgevers: “Wij hebben inmiddels – met de anonieme tips aan de Criminele Inlichtingen Eenheid en de Stichting Meld Misdaad Anoniem – een systeem opgebouwd waarin lasteraars meer worden beschermd en geloofd dan onschuldige mensen die eigenlijk zichzelf moeten vrijpleiten. Vroeger beschermde het recht ons tegen valse aangiften, maar die tijd is helaas voorbij.”

De middeleeuwse kliklijn lijkt effectiever. De leeuwenmuilen maakten onderdeel uit van een uitgekiend systeem. Tipgevers hoefden niet bang te zijn voor vervelende consequenties en aangiftes werden zorgvuldig getoetst. Anonieme aanklachten werden slechts in behandeling genomen als er tenminste twee getuigen in de aanklacht stonden vermeld. De aanklachten werden verbrand als er geen handtekening van de aanklager en geen betrouwbare getuigen waren opgenomen. Aanvullend onderzoek en bewijsmateriaal was nodig voordat men tot actie overging.

Napoleon vernietigde veel leeuwenmuilen, omdat deze symbool stonden voor de Venetiaanse machthebbers. Kunnen wij de principes van de middeleeuwse kliklijn weer in ere herstellen?

0 Reacties Een reactie plaatsen

De overheid altijd binnen handbereik

De alomtegenwoordige smartphone is niet zomaar een extra communicatiekanaal voor lokale overheden. Het apparaat kan een contextgevoelig mobiel loket zijn, maar het kan ook de rolverdeling tussen gemeenten en burgers helpen veranderen. Hét gereedschap voor het in de praktijk brengen van die visie zit al in onze broekzak: de smartphone, met al zijn apps, camera en locatiebepaling. Het slimme mobiel, dat tegenwoordig vaker dan de PC wordt gebruikt voor internettoegang, kan de traditionele dienstverlening van de overheid makkelijker en persoonlijker maken. Maar het is ook een prima middel om de participatie van burgers mee te bevorderen.

Het mobiele overheidsloket
Het voordeel van smartpones en tablets is dat je meteen de context mee kunt nemen en dus kunt laten zien wat er gaande is in de omgeving van de burger. Hierbij kan worden gedacht aan simpele zaken als een kaart waarop alle actuele vergunningen staan weergegeven, alle meldingen over de openbare ruimte inclusief gladheidswaarschuwingen, een alert als waarschuwing op wegen waar wel of niet gestrooid is. Meldingen over geplande wegwerkzaamheden en reisadvies zijn mogelijk, evenals het maken van een afspraak bij de gemeente of de aanvraag van een vergunning.

Stimuleren van innovatieve diensten
Het mobiele device is ook het vehikel voor nieuwe diensten, die je desgewenst kunt laten ontwikkelen door burgers en het MKB. De overheid hoeft dus bij de overgang naar mobiel niet meer zelf te ontwikkelen. Het enige wat ze moeten doen is de gegevens die ze al verzameld hebben op zodanige wijze vrijgeven dat ze te hergebruiken zijn in de dienstverlening. De samenleving kan immers alleen zijn nieuwe taak vervullen als mensen beschikken over de juiste informatie.

De burger als prosument
Nog een stapje verder in die ontwikkeling is dat de burger ook zelf gegevens gaat leveren waarmee de overheid weer verder kan, bijvoorbeeld door integratie met social media. Op die manier hoeft de overheid bijvoorbeeld minder inspecties te doen dus je bevordert de participatie binnen de samenleving. In de VS gaat het al een stapje verder. Daar plannen particuliere bedrijven het wegonderhoud in, op basis van actuele informatie die is verzameld door burgers. Die burger is tóch al onderweg. Zo kun je langzamerhand toe naar een compactere overheid die efficiënter werkt.

Samenleven met sociale media
De ingangen naar Twitter- en Facebook-‘knoppen’ zijn doorgaans prominent aanwezig op een smartphone, dus het is zaak daar rekening mee te houden. Niet alleen door de smartphone-applicatie handig te integreren met die sociale media, maar ook door ‘aan de achterkant’ wat te doen met de informatie die daaruit voortkomt. Burgers praten online over de overheid, zowel positief als negatief. Dus de afdeling communicatie zal moeten peilen en interpreteren en vervolgens moeten beslissen of en hoe te reageren.

Grenzeloze overheid
Burgers willen één mobiele ingang voor de overheid die in het hele land gebruikt kan worden, zonder telkens per gemeente of regio te hoeven wisselen van app. Als je onderweg bent, dan verandert de applicatie dus mee met je locatie. Zo wordt het voor burgers geen wirwar van applicaties. En de overheid profiteert door middel van hergebruik van diensten en ontwikkelingen die elders al zijn gedaan. Het is onontkoombaar dat de dienstverlening van gemeenten op die manier gaat veranderen. De nieuwe generatie communiceert op een andere manier en vooral via mobiele devices. En de organisatie binnen de lokale overheid moet mee veranderen met de komst van die technologie. Zo komt de overheid altijd binnen handbereik.

0 Reacties Een reactie plaatsen

Happy Flow

Bedrijven willen vandaag de dag digitaliseren om hun klanten optimaal te kunnen bedienen. Daarvoor moeten zij hun dienstverlening op maat bieden, integraal en volledig in de context van de klant. Digitale bedrijven zoeken hun (potentiële) klanten op en verplaatsen zich in hun situatie. Publieke dienstverleners doen precies het tegenovergestelde. Zij zoeken hun klanten niet op. De klanten moeten zelf hun weg zoeken naar de loketten en zelf ook alle informatie verzamelen.

De meeste burgers weten de weg naar het overheidsloket prima te vinden. Hun vraag sluit ook aan bij de behoefte. Zij hebben een vergunning nodig om te mogen verbouwen of verzoeken om een nieuw paspoort. Zij zitten in de zogenaamde ‘happy flow’ want hun situatie sluit precies aan bij de systemen en procedures van de overheid. Burgers komen in de problemen als er meerdere samenhangende problemen moeten worden opgelost. Dat is ook het geval als er fouten zijn gemaakt of bij onvoorziene omstandigheden. Dan is er niemand die in de huid van de klant kruipt. Mensen worden van het kastje naar de muur gestuurd.

Burgers hebben geen keuzevrijheid. Zij moeten hun zaken regelen via de loketten van de overheid. Meer dan eens komen zij dan terecht in Kafkaëske situaties die lijken op de scène uit Asterix en de helden in ‘het huis waar je gek wordt’. Dat huis is een parodie op de hedendaagse bureaucratie en onbehulpzame ambtenaren. Asterix en Obelix worden op zoek naar het formulier vrijgeleide A-38 van het kastje naar de muur gestuurd en niemand helpt hen verder. Dat brengt Asterix op het idee om de ambtenaren met het eigen wapen te verslaan door naar een formulier A-39 te vragen. Op zoek naar het niet bestaande formulier draaien de ambtenaren dol in hun eigen bureaucratie. Uiteindelijk geven de ambtenaren Asterix het formulier zodat hij tenminste vertrekt.

In het huidige digitale tijdperk is de bureaucratie nog niet uitgebannen. Fysieke loketten zijn gedeeltelijk verplaatst naar elektronische loketten. Daarvoor moeten mensen zich door een wirwar van websites heen worstelen. Papieren formulieren zijn omgezet in webformulieren. De oude bureaucratische processen zijn digitaal gemaakt. Niet het doel, maar het proces lijkt heilig te zijn. Helaas wordt verzuimd de oude processen bij digitalisering te herzien. Daardoor worden kansen gemist om het werk efficiënter te maken en klanten proactief en persoonlijk te helpen.

In het ideale geval zou de ‘happy flow’ anders gedefinieerd moeten worden, namelijk de stappen die gezet moeten worden om de klant ‘happy’ te maken. De ‘flow’ gaat ervan uit dat iedere klant uniek is en iedere vraag zijn eigen unieke proces kent om de klant ‘happy’ te maken. Digitalisering is de sleutel om dit te realiseren.

0 Reacties Een reactie plaatsen

Van massaproductie naar massa individualisering

Als we iets hebben geleerd van de naoorlogse geschiedenis dan is het dat een maakbare samenleving een illusie is. De wereld verandert in een hoog tempo in een richting die wij moeilijk kunnen voorspellen. Daarbij komt dat die wereld steeds complexer wordt. Om te kunnen overleven moeten we de complexiteit omarmen door te snel te reageren op gebeurtenissen en onze krachten bundelen. Voorbeelden daarvan zien we in de omslag van de hedendaagse oorlogsvoering en in de financiële wereld. Maar ook de industrie past zich snel aan om tegemoet te komen aan snel veranderende wensen van klanten en om de concurrentie het hoofd te bieden.

Bedrijven werden aanvankelijk groot door te streven naar volume. Zij leverden veel producten met een bescheiden winst. De nadruk lag daarbij op verlaging van de kostprijs door veel en efficiënt te produceren. Ford zette de toon door auto’s als massaproduct te ontwikkelen. De T-Ford was daardoor de goedkoopste auto op de markt op dat moment. En Ford ging heel ver in het streven naar efficiency. Henry Ford zou over zijn T-Ford hebben gezegd: “Je kunt hem bij ons in alle kleuren kopen, als het maar zwart is.” Dat standpunt was echter niet lang houdbaar. Klanten wilden andere kleuren en andere type auto’s. Ook de concurrentie ging zich onderscheiden door auto’s af te stemmen op de behoefte van de klant. Zo werd de omschakeling gemaakt naar massa individualisering. Dit is een combinatie van maatwerk en massaproductie, waarbij de klant krijgt wat hij of zij wil. Volkswagen introduceerde een nieuwe productiemethode op basis van uniforme bouwsteentjes, die de belangrijkste innovatie wordt genoemd sinds de introductie van de lopende band door Henry Ford.

De industrie heeft, al dan niet gedwongen door de concurrentie, de omslag gemaakt naar de vraag van de klant. Maar banken, pensioenverzekeraars en overheden zijn daarbij ver achter gebleven. Bij hen staat nog steeds hun eigen proces centraal. Bij gebrek aan concurrentie leveren zij al jaren een zwarte T-Ford. Banken en overheden zeggen de klant centraal te zetten. Zij leggen daarover zelfs een eed af. Door de wijze waarop zij zijn georganiseerd kúnnen zij de klant eenvoudig weg niet centraal zetten. Daardoor zit de klant opgezadeld met de complexiteit die bureaucratische organisaties de samenleving opleggen. Annemarie van Gaal luidt in het fd de noodklok: “Onze samenleving is veel te complex. Wat doen wij elkaar aan? We verwachten van mensen met problemen dat zij weten wat een ‘belastingvrije voet’, ‘exploot’ of ‘bronheffing’ inhouden, welke loketten er zijn en waar de afkortingen wsnp, gkb en csz voor staan.”

Van Gaal vreest dat er steeds meer mensen afhaken en pleit voor een ministerie van Eenvoud. Dat laatste is natuurlijk een illusie. De complexiteit van onze samenleving zal alleen maar toenemen. We kunnen administratieve processen wel beter afstemmen op individuele omstandigheden van mensen. Massa individualisering is inmiddels ook in administratieve omgevingen realiseerbaar. Het wordt dus tijd dat private en publieke dienstverleners zich gaan richten op de individuele omstandigheden van hun klanten. Mensen willen zich bezig houden met het opbouwen van hun leven en niet met zinloze bureaucratie.

0 Reacties Een reactie plaatsen

Diplomabureaucratie

De complexiteit van de overheid maakt het voor de burger lastig om onze bureaucratie te begrijpen en er mee om te gaan. Die bevindingen stuurde de Nationale ombudsman naar de Tweede Kamer. Burgers worden geconfronteerd met een onbegrijpelijke overheid. Zo heeft een bijstandsmoeder bijvoorbeeld te maken met twaalf bronnen van inkomsten of aftrek. Met name laagopgeleiden hebben moeite de overheidsbureaucratie te begrijpen. Maar zelfs hoger opgeleide burgers en de ambtenaren zelf hebben moeite onze overheid te doorgronden.

De overheid als systeem
De ombudsman vergroot de verschillen uit tussen de ‘overheid als systeem’ en de leefomgeving van de burger. Voor de overheid staan de systeemwaarden voorop. Dit wordt ervaren als een papieren werkelijkheid van wetten en regels die zich vaak moeilijk verhouden tot de maatschappelijke werkelijkheid. Complexiteit, bureaucratie en gebrek aan inlevingsvermogen veroorzaken spanningen tussen overheid en burger. Daarbij komt dat wet- en regelgeving complex zijn en voortdurend aan verandering onderhevig zijn. Maar ook de overheid zelf is complex. Meerdere overheidsorganisaties tegelijk zijn betrokken bij één onderwerp dat de burger raakt. Die overheidsorganisaties spreken niet de taal van de burger en dringen burgers dan ook nog gebrekkig werkende digitale portalen op.

Complexiteit omarmen
Niemand zal bestrijden dat er veel wetten en regels zijn en bovendien nog ingewikkeld ook. De oproep van de Ombudsman voor eenvoud en minder regels zal niets opleveren. Regels zijn noodzakelijk om de samenleving in goede banen te leiden. Overheden realiseren zich dat de crisis niet het gevolg was van deregulering maar van slechte regulering. Globalisering, instabiliteit en toenemende complexiteit van de samenleving vragen om nieuwe regelgeving en aanpassing van bestaande regels. Het aantal regels zal blijven groeien en de regels worden steeds complexer. Het heeft geen zin de complexiteit te bestrijden. We moeten een middel zien te vinden daarmee om te gaan.

Niet de regels maar gevolgen tonen
De overheid zou de burger bijvoorbeeld niet voortdurend moeten confronteren met de regels zelf, maar met de gevolgen daarvan voor de individuele situatie. Neem bijvoorbeeld de maximum snelheden op onze autosnelwegen. Dagelijks passeer ik een bord met 120 met onderbord ‘6-19 uur’ en ‘bij gesloten spitsstrook’. In de ochtendspits zou de spitsstrook open moeten zijn, maar soms toont het matrixbord een rood kruis. Even verderop geeft het kantelwalsbord ‘100’ aan en de matrixborden ‘90’. In plaats van het volgen van alle instructies van de wegbeheerder zou ik liever mijn aandacht bij het verkeer willen houden. Dus zou het beter zijn aan automobilisten de maximaal toegestane snelheid door te geven via een kastje in de auto. Hetzelfde zou de overheid kunnen doen bij invoering van nieuw beleid: toon de individuele consequenties in een web portaal. Bij de mislukte introductie van de inkomensafhankelijke zorgpremie had daardoor veel duidelijk verschaft kunnen worden.

Een ander type ambtenaar
In het bedrijfsleven verplaatsen accountmanagers zich in de situatie van zijn of haar klant. Zij regelen de contacten tussen klanten en de vele interne loketten in hun organisatie. De klant hoeft dan niet zelf al die loketten langs. Zo zou de overheid ook kunnen werken. De overheid zou veel meer moeten investeren in een goede frontoffice, die deels bestaat uit een elektronisch loket waar eenvoudige zaken zoveel mogelijk automatisch afgehandeld worden. Voor de complexe processen zijn er in die frontoffice accountmanagers die de burger begeleiden. Dit model vereist een ander type ambtenaar, iemand die goed is in het contact met de burger en zelf zijn of haar weg weet te vinden in de organisatie. Van een burger mag je niet verwachten dat die is opgeleid om de overheid te doorgronden. Mensen willen zich bezig houden met hun eigen leefomgeving en niet leven in een diplomabureaucratie.

0 Reacties Een reactie plaatsen